Управление образования Красногвардейского района оптимизировало работу с документами

Начальник управления образования рассказал на заседании экспертной комиссии при главе администрации района о реализации проекта «Оптимизация процесса работы с входящей/исходящей корреспонденцией управления (на примере подготовки технического задания)». По словам Евгения Чернякова, он был инициирован в соответствии с требованиями времени и преследовал  главную задачу – экономию ресурсов и времени.

«Любая организация или учреждение контактирует в производственной, деловой сфере с подведомственными, контролирующими и вышестоящими организациями, имеет дело с большим потоком входящих, исходящих и внутренних (служебных) документов, рассмотрение которых серьезно увеличивает сроки выполнения работ. Входящая корреспонденция – это запросы, поступающие в учреждение по различным каналам связи: почтой, курьерской службой, по электронной почте, лично автором. Её обработка – процесс постоянный, ежедневный, а значит, важный участок работы учреждения. Если его не упорядочить, то очень быстро наступит момент неразберихи. В большом потоке информации становится сложно поддерживать порядок и контролировать исполнение документов», – подчеркнул докладчик.

Как отметил начальник управления образования, целью проекта явилось сокращение времени на выполнение процесса работы с входящей/исходящей корреспонденцией не менее чем на 30%. Эффект для населения опосредованно возрастёт в связи с качеством и скоростью проработки информации, касающейся деятельности учреждений. Данный проект позволит экономить материальные ресурсы за счёт ухода от бумажного документооборота.