Красногвардейский архив ускорит выдачу гражданам документов

Сотрудники архивного отдела инициировали проект по оптимизации работы с архивными документами. Как известно, в последнее время наблюдается возрастание интереса общества и государства к отечественной истории и архивам, как хранителям исторических источников о духовном, социальном и культурном опыте поколений. Ежегодно увеличивается число людей, обращающихся в читальные залы государственных и муниципальных архивов в научно-исследовательских целях, по вопросам, связанным с установлением биографических и генеалогических сведений, подтверждением фактов, необходимых для реализации прав и законных интересов граждан.

Архивный отдел аппарата администрации Красногвардейского района тоже не является исключением. Ежегодно растёт количество обращений, на которые сотрудники должны дать соответствующий ответ, тем самым реализовывать конституционное право гражданина на получение необходимой информации.

«Основными направлениями деятельности архивного отдела  являются обеспечение сохранности и учёт документов, подлежащих постоянному и длительному хранению; комплектование его документами Архивного фонда Российской Федерации, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования. Мы также призваны соответствующим образом информировать органы местного самоуправления, удовлетворять права граждан на архивную информацию, популяризировать использование архивных документов», – сообщила  начальник архивного отдела аппарата администрации района Светлана Чаплиева.

 На 1 января 2022 года в архивном отделе находится на хранении 187 фондов, из них 91 – содержит управленческую документацию, 120 –  документацию по личному составу. Общее количество документов, хранящихся в архиве, составляет 29718, из них постоянного хранения – 15041, по личному составу – 14677 единиц. Это материалы за период с 1930 по 2017 год. 

«Происходит ежегодное пополнение архивных фондов. Одновременно  увеличивается число запросов тематического характера. Если, скажем, за 2017 год исполнено 74 запроса, то за истекший – 227, то есть архивных копий,  выписок   и  справок выдано в три раза больше.  Для исполнения запросов неоднократно используются документы постоянного хранения. Это, естественно,  приводит к их физическому износу, затуханию текстов, что может повлечь их утрату.  Процесс является значимым для работы архивного отдела, ежедневно неоднократно повторяющимся, требующим значительных трудовых и временных затрат», – добавила главный районный архивист.

В целях сокращения времени его протекания  специалисты-архивисты инициировали проект «Оптимизация в архивном отделе аппарата администрации района процесса получения гражданином архивных документов, подтверждающих право собственности на земельный пай». Главное внимание при его реализации будет сосредоточено на повышении уровня  удовлетворённости потребностей граждан в получении документальной информации, а именно исполнения архивистами тематических запросов в короткие  сроки. Уменьшение трудозатрат и увеличение удовлетворённости сотрудников архива. Третья и не менее важная задача – это сохранение документальных материалов. Частое использование приводит к их порче и  утрате. Важной составляющей станет  экономия материальных ресурсов.

«Для достижения этих задач будет осуществлена оцифровка документов, создана электронная база данных, которая позволит значительно ускорить исполнение запросов и осуществлять их проверку», – отметила Светлана Чаплиева.

Основными пользователями результата данного проекта будут являться  жители района, Белгородской области, Российской Федерации. Оптимизация данного процесса приведёт также к высвобождению времени для решения специалистами-архивистами остальных  разнообразных и не менее важных вопросов.